Трудовые книжки. Заполнение.

На смену ранее действовавшей инструкции по заполнению трудовых книжек пришла новая. Об особенностях заполнения трудовой книжки по новым правилам рассказывает заместитель начальника отдела правового регулирования труда правового департамента Минтруда России Алексей Васильевич АНОХИН.

- В связи с чем была принята новая инструкция по заполнению трудовых книжек. Почему перестала устраивать старая?

- Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.03. Она была принята в порядке реализации постановления Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках», утвердившего правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

С принятием новой инструкции признаются недействующими нормативные акты бывшего Союза ССР по вопросам, связанным с трудовыми книжками, главным из которых, пожалуй, была инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, принятая еще в 1974 году и немного недотянувшая до своего 30-летия.

Каких-либо кардинальных, существенных изменений в порядок ведения трудовых книжек, сложившийся в течение многих десятилетий, инструкция не внесла. Для удобства работников кадровых служб все наиболее ключевые положения прежней инструкции 1974 года были сохранены.

- Какие новые моменты нашли свое отражение в инструкции?

- Если прежняя инструкция регулировала все вопросы, включая правила учета, заполнения, хранения трудовых книжек, контроль над порядком их ведения, то новая устанавливает лишь порядок заполнения трудовых книжек и их дубликатов. Все иные вопросы регулируются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ № 225.

Инструкция устанавливает общие правила внесения сведений в трудовую книжку, правила внесения сведений о работнике, его работе, прекращении трудового договора, а также включает раздел, специально посвященный особенностям заполнения дубликата трудовой книжки. Правила оформления сведений о награждениях в новой инструкции представлены, как и раньше, а вот порядок фиксирования времени обучения, трудовой деятельности в качестве члена колхоза отсутствует, поскольку это не предусмотрено в постановлении.

В качестве приложений к постановлению Минтруда, утвердившему инструкцию, были утверждены также форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Нормы по учету и хранению трудовых книжек, входившие в старую инструкцию 1974 года, в новую инструкцию не вошли, поскольку эти вопросы регулируются Правилами ведения трудовых книжек (раздел VI).

- На какие детали вы обратили бы внимание кадровиков?

- Прежде всего на то, что записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами. Причем сначала число и месяц - двузначными, а потом год - четырехзначными. Например, если работник принят на работу 1 декабря 2003 года, то в трудовой книжке делается запись «01.12.2003». Записи допускается производить перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Все записи производятся полностью. Сокращения в трудовой книжке недопустимы. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. п. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указываются полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Ссылки на статьи также теперь должны быть внесены на основании ТК РФ (наименование кодекса тоже, кстати, надо писать полностью - «Трудового кодекса Российской Федерации»). В инструкции на каждое положение приводится по два-три примера.

Как и прежде, фамилия, имя и отчество работника указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании документа, удостоверяющего личность. Причем перечень таких документов выглядит достаточно либерально: паспорт, военный билет, заграничный паспорт, водительские права и т. д.

Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Кстати, согласно постановлению Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках», порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее пока находится в процессе утверждения в Министерстве финансов РФ.

- Обязательно ли наименование должности, специальности работника должно вноситься в соответствии с ЕТКС?

- Внесение в трудовую книжку наименования должности, специальности, профессии, а также квалификационных требований в соответствии с квалификационными справочниками необходимо только в тех случаях, когда федеральным законом выполнение работ по этим должностям, специальностям или профессиям предусматривается предоставление льгот либо наличие ограничений. Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. При заполнении сведений о работе указывается полное наименование организации и ее сокращенное наименование (при его наличии). Если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного, то в трудовую книжку вносится запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования.

- Какие новые разделы появились в инструкции?

- Я хотел бы обратить внимание на то, что в отдельный раздел выделены случаи, связанные с увольнением и приемом на работу в связи с переводом сотрудника к другому работодателю. Инструкция устанавливает, что при увольнении в связи с таким переводом в трудовой книжке указывается, как осуществляется перевод - по просьбе работника или с его согласия. В записи о приеме на новое место работы делается указание о том, что работник принят в порядке перевода.

Особое внимание стоит уделить разделу об увольнении (прекращении трудового договора). В нем подробно, с примерами описывается порядок внесения записей о прекращении трудового договора по различным основаниям: инициатива работника, инициатива работодателя, обстоятельства, не зависящие от воли сторон.

- Какие новые обязанности по заполнению трудовых книжек появились у кадровиков?

- При увольнении работника (прекращении трудового договора) кадровик обязан ознакомить его со всеми произведенными за время работы в данной организации записями и получить подпись работника под ними в трудовой книжке. Причем достаточно только самой подписи и ее расшифровки. Слов «ознакомлен» или «согласен» писать не требуется. Приходно-расходная книга по учету бланков и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

- Как должны исправляться ошибки в трудовых книжках?

- Запись, в которой допущены ошибки, признается недействительной. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки. При этом запись, признанная недействительной, туда не вносится. В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись «Дубликат». А на первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Дубликат заполняется по общим правилам оформления трудовой книжки. Если сотрудник до поступления в данную организацию уже работал, то при заполнении дубликата в него вносятся сведения не только об общем стаже, как это было предусмотрено прежней инструкцией, но и о непрерывном стаже работы до поступления в данную организацию.

Инструкция устанавливает, что с оригиналов документов, на основании которых в дубликате трудовой книжки производятся соответствующие записи, работодатель снимает копии и заверяет их надлежащим образом. После этого оригиналы документов возвращаются владельцу.

Интервью подготовила Ирина СМИРНОВА